Etkili Bir Toplantı İçin 4 Temel Kuralı Öğrenin
Sürekli aynı sözlerin tekrarlandığı, yeni bir fikir üretilmediği, herkesin akıllı telefonuyla oynadığı bir toplantıda tüm katılımcıların aklında aynı düşünce vardır: “Neden buradayım?”
İş hayatının vazgeçilmezlerinden olan toplantılar; grupça karar alma, görev dağılımları yapma ve iş birliği içinde çalışma açısından gereklilik gösterir. Ancak birçok çalışan, bireysel çalışmalarını yetiştiremediği, vakit kaybı yaşadığı ya da kendisini yeterince ifade edemediği düşüncesiyle toplantıların gereksiz olduğuna inanır. Aşağıdaki ipuçları ile toplantınızın daha verimli geçmesini sağlayabilirsiniz.
Verimli ve etkili bir toplantı için, katılımcıların doğru kişiler olması önemlidir. Konu hakkında bilgi sahibi olan, yeni fikirler üretebilen, iş birliğine açık ve yaratıcı kişilerle gerçekleştireceğiniz bir toplantı doğru sonuçlar almanızı sağlayacaktır.
Toplantının genel çerçevesine dair tüm katılımcıların haberdar olduğu bir program oluşturun ve herkesin bu programa uygun davrandığından emin olun. Toplantının başlangıç ve bitiş saatleri bu programın en önemli noktalarındandır. Katılımcıların geç kaldığı ve zamanında başlamayan bir toplantı kadar, hiç ara verilmeyen ve belirtilen bitiş saatinin dışına çıkan bir toplantı da aynı derecede verimi düşürmektedir. Verimli bir toplantının 1-2 saati geçmemesi gerekmektedir. İki saatin üstünde süren toplantılar, çalışma verimini düşürdüğü gibi, konsantrasyon eksikliğini de beraberinde getirmektedir.
Toplantının verimli geçmesi için farklı fikirlerin ortaya çıkması ve daha iyiye ulaşma adına tartışmalar yapılması gerekmektedir. Sadece bir kişinin konuştuğu, monolog şekilde süren bir toplantının verimli geçmesi ve amacına uygun sonuçlanması beklenemez. Toplantı yöneticisi olarak bu konuda eşit dağılım sağlamalı, gerekirse farklı ve yol gösterici sorular sorarak tüm katılımcıları fikir belirtmesi için teşvik etmelisiniz.
İş hayatının vazgeçilmezlerinden olan toplantılar; grupça karar alma, görev dağılımları yapma ve iş birliği içinde çalışma açısından gereklilik gösterir. Ancak birçok çalışan, bireysel çalışmalarını yetiştiremediği, vakit kaybı yaşadığı ya da kendisini yeterince ifade edemediği düşüncesiyle toplantıların gereksiz olduğuna inanır. Aşağıdaki ipuçları ile toplantınızın daha verimli geçmesini sağlayabilirsiniz.
Toplantı amacını net bir şekilde belirleyin
Her toplantı, açık ve net bir hedefe sahip olmalıdır. Çalışanlarınıza toplantı daveti göndermeden önce kendi kendinize şu soruyu sorun: “Toplantı sonucunda ne elde etmek istiyorum?” Amacı açık ve net olan bir toplantı, çalışanların da daha hazırlıklı gelmesini ve motive olmasını sağlar.
Toplantıyı doğru kişilerle yaptığınızdan emin olun
Verimli ve etkili bir toplantı için, katılımcıların doğru kişiler olması önemlidir. Konu hakkında bilgi sahibi olan, yeni fikirler üretebilen, iş birliğine açık ve yaratıcı kişilerle gerçekleştireceğiniz bir toplantı doğru sonuçlar almanızı sağlayacaktır.
Programa uygun hareket edin
Toplantının genel çerçevesine dair tüm katılımcıların haberdar olduğu bir program oluşturun ve herkesin bu programa uygun davrandığından emin olun. Toplantının başlangıç ve bitiş saatleri bu programın en önemli noktalarındandır. Katılımcıların geç kaldığı ve zamanında başlamayan bir toplantı kadar, hiç ara verilmeyen ve belirtilen bitiş saatinin dışına çıkan bir toplantı da aynı derecede verimi düşürmektedir. Verimli bir toplantının 1-2 saati geçmemesi gerekmektedir. İki saatin üstünde süren toplantılar, çalışma verimini düşürdüğü gibi, konsantrasyon eksikliğini de beraberinde getirmektedir.
